Hay diferentes aspectos que debes tener en cuenta a la hora de implantar un Software de Gestión del Talento, y quizás uno de los más importantes y que en muchas ocasiones se pasa de largo, es saber qué nivel de cultura de la medición se tiene en la empresa.

Porque en función de la misma, se podrá ir planteando diferentes escenarios de implantación, no queriendo abordar la implantación del software de forma masiva.

Otro aspecto que desde nuestro punto de vista resulta fundamental, es crear un pequeño equipo de trabajo para implantar la herramienta en todos los rincones de la empresa. No el software, sino las bondades que nos ofrece el mismo.

De esta manera este equipo nos servirá como embajadores del cambio.

A continuación, presentamos lo que desde nuestro punto de vista serían los básicos de un Software de Gestión del Talento, excluyendo la realización de las nóminas pues esto depende más del área laboral que del área de gestión del talento.

Los 5 Básicos de un Software de Gestión del Talento

1. Estructura organizacional:

Toda empresa, institución o entidad, tiene una estructura organizativa que debe quedar reflejada en el software que vayamos a implantar. No solo hablamos del organigrama, sino de todo lo que hay detrás de él.

De esta manera, tendríamos las descripciones de puestos de trabajo (DPTs) con sus funciones, responsabilidades, cometidos, tareas en el caso que existieran, jerarquía, puestos al cargo si los tiene, y una serie de formaciones necesarias de acceso al puesto. Esto sería lo fundamental para tener en la descripción de puestos.

Normalmente se introduce la fecha de creación de la misma, quién la ha realizado, aprobada por, y una serie de aspectos que enriquecen la ficha del puesto dejando mucho más claro la estructura.

Así, debemos tener a nuestro alcance toda la organización de una forma sencilla y cómoda, con la salvedad que el propio software nos deba permitir crear puestos nuevos, áreas nuevas, dependencias nuevas, etc.

Hay que tener en cuenta, que las empresas se deben adaptar a las necesidades del mercado, y es necesario que se vayan actualizando los puestos en función de los requerimientos del mercado que cada día es más volátil.

2. Evaluación del Desempeño y detección del Talento:

¿Podemos detectar el talento a través del desempeño?

En muchas ocasiones se confunden ambos términos, pues son complementarios. ¿Podemos detectar el talento a través del desempeño? No, la evaluación del desempeño nos muestra cómo una persona ha llevado a cabo sus funciones en el puesto en tiempo anterior.

¿Podemos utilizar el desempeño unido a la valoración del talento para detectar el talento? Sí, pues hablamos del pasado y del futuro de las personas a través de la aspiración profesional y de una serie de preguntas que definen el talento de la persona en la organización.

El talento no es único para todas las empresas, cada una de ellas debe definir qué es el talento en la organización pues varía en función de la cultura, del tipo de servicio y/o producto, del mercado al cual se dirigen, del puesto de trabajo, de tal manera que antes de nada hay que definir que es desempeño a través de competencias.

Por ejemplo, de la combinación de competencias y objetivos, o las mismas funciones del puesto podrían servir, y después definir qué es el talento.

Una vez definido el talento, el siguiente paso es trasladar esa definición de talento a ítems concretos que se puedan responder de una forma sencilla.

Es un trabajo arduo y requiere de conocimientos profundos sobre la gestión de las personas, pues tenemos muchos sesgos cognitivos que debemos evitar.

El modelo de evaluación del desempeño que tu empresa necesita.

Una vez tengamos esto definido, podemos establecer el modelo de evaluación del desempeño y el Software de Gestión del Talento nos debe permitir crear esta evaluación.

El modelo más utilizado por las empresas es el 180: Yo me auto-evalúo como empleado o empleada, mi responsable directo me evalúa y posteriormente tenemos una reunión para llegar a un consenso y establecer líneas de acción.

Hay un apartado muy importante de este proceso y es la propia comunicación del mismo. En muchas ocasiones, se toma la evaluación del desempeño como examen a superar, fruto de los estereotipos negativos que tenemos de nuestro sistema educativo.

En realidad, es un momento de encuentro para orientarnos a la mejora, al desarrollo y así debe ser, de lo contrario no genera más que discrepancias. Para ello, los evaluadores deben estar bien formados en cómo llevar a cabo una entrevista de evaluación del desempeño.

Y como decimos desde Equipo Humano, encontrar un nombre atractivo para dichos encuentros, como por ejemplo “El momento de oro”. Debemos disipar toda connotación negativa.

Al mismo tiempo, debes tener la libertad de crear tú mismo/a como administrador del sistema las evaluaciones, pues puede ser que no desees evaluar a todas las personas de la organización al mismo tiempo, y desees hacerlo por delegaciones por ejemplo.

Por ese mismo motivo, el Software de Gestión del Talento te debe dar la libertad para crear tantas evaluaciones como desees.

9 Box Grid.

Una vez establecido el modelo, debes tener un recopilatorio para saber la posición de las personas en una matriz y de esta forma establecer planes de desarrollo.

En nuestro caso utilizamos la metodología “9 box grid” que clasifica a las personas en nueve cajas en función del desempeño y el potencial, y así podemos tener a las personas en una u otra caja, y establecer planes de desarrollo muy a medida para cada persona.

Debes saber que de nada sirve tener a las personas clasificadas en una matriz si posteriormente no se realiza nada con ellas, resultaría frustrante. De ahí la importancia del siguiente módulo en el software que vayas a implantar.

3. Planes de desarrollo:

Cuando realizas una evaluación del desempeño, o como lo llamamos nosotros, una valoración del desempeño, así como la valoración del talento de la persona, es porque vas a poner en marcha una serie de acciones que acompañen al desarrollo de la persona en la organización.

El mero hecho, de no crear planes de desarrollo después de una evaluación del desempeño genera frustración e indiferencia hacia la propia evaluación, indicador que ha sido detectado como uno de los más importantes a la hora de abandonar una empresa.

Por este motivo y por otros muchos, resulta fundamental que el Software de Gestión del Talento disponga de un apartado dentro de la evaluación para poner diferentes planes de desarrollo con fechas determinadas y seguimiento de los mismos.

Por otro lado, recordar que el software trabaja para nosotros y nosotras, no al contrario, por lo que es fundamental que existan recopilatorios de planes de acción que sean accesibles de forma sencilla y ágil.

Así podemos realizar un seguimiento adecuado de los mismos. En el mismo sentido, y si fuera el caso concreto, debe ser apoyado con futuras incorporaciones a posiciones diferentes a las que ocupa la persona en la actualidad.

Dentro de los planes de desarrollo, normalmente se realizan acciones de formación concretas para las personas para que desarrollen su capacitación, de ahí que se fundamental que el software cuente con un módulo de formación.

4. Planes de Formación:

Es básico, que el Software de Gestión del Talento que vayamos a seleccionar tenga un aplicativo de planes de formación y que éste permita tener formación a oferta y a demanda.

Desde el punto de vista de los recursos humanos, resulta imprescindible que puedas disponer de un listado de cursos ya preestablecidos que puedas ir adjudicando al desarrollo de las personas, pero no solo esto.

La posibilidad de crear itinerarios de formación para el desarrollo facilita que las personas que estén en diferentes programas puedan tener acceso a dicho itinerario, de esta forma estás planificando su capacitación a largo plazo y mejorando el engament de la persona con la organización.

En este mismo sentido, debes tener disponible la posibilidad de controlar la formación que están haciendo, obteniendo informes de número de personas formadas, planes desarrollados, horas de formación, etc., a través de un gestor de consultas.

Como siempre hemos comentado en esta guía, debes tener la libertad de crear cursos y asignarlos a las personas que consideres sin tener que recurrir al proveedor de software. De ahí que puedas tener la disponibilidad de crear curso, itinerarios, obtener informes, etc.

5. Onboarding:  

Es necesario humanizar los procesos de acogida, pero también resulta fundamental que exista un repositorio de la documentación necesaria para que la persona conozca la organización de una forma fehaciente.

Poder colgar un vídeo de bienvenida, documentación legal, descripción del puesto, etc., resulta necesario para hacer una acogida en condiciones. Este repositorio de información le aportará a la persona información para que se pueda incorporar a la empresa de una forma correcta.

Un vídeo con los valores, un podcast con los orígenes de la organización o cualquier tipo de información que consideremos necesario que la persona necesita para hacer una composición de lugar de la organización donde va a desempeñar su puesto de trabajo.

Los 5 Básicos de un Software de Gestión del Talento.

Tras este recopilatorio, el último paso sería elegir el Software de Gestión del Talento que más se adapte a tu organización y las personas que la componen.

En adaptación y flexibilidad el Software Talent es el que mejor se adapta a tu empresa, ya que además de tener los 5 básicos que hemos nombrado en este post, lo puedes completar con los módulos que necesites.

Convirtiéndose así Talent en el Software de Gestión del Talento que tu empresa necesita.